Co firma realnie zyskuje na dobrym S&OP, planowaniu produkcji i zarządzaniu zapasami
S&OP, harmonogramowanie i zarządzanie zapasami mają jedną wspólną cechę: na co dzień ich nie widać. Widać dopiero skutki. Klient dzwoni, że dostawa znowu się spóźni. Magazyn pęka w szwach, a tego, czego akurat potrzeba, i tak nie ma. Zarząd dowiaduje się o problemie z surowcem wtedy, kiedy jest już za późno, żeby cokolwiek zrobić.
Dlatego tak trudno przekonać firmę, żeby w te procesy zainwestowała. Pytanie „co nam to da?” wraca zawsze. Spróbuję na nie odpowiedzieć, osobno dla każdego z trzech obszarów, z przykładami z projektów, które prowadziłem.
S&OP: decyzja wtedy, kiedy jeszcze jest wybór
S&OP często sprzedaje się jako sposób na lepszą prognozę albo niższe zapasy. To możliwe efekty, ale nie sedno. Sedno jest takie: dobry proces S&OP pozwala podjąć decyzję wtedy, kiedy jeszcze jest z czego wybierać. Kiedy da się przesunąć produkcję, zamówić surowiec wcześniej, porozmawiać z klientem o terminie, zanim ten termin minie.
Co to daje w praktyce:
- Wcześniej widać zagrożenia. W dużej firmie spożywczej proces obejmował między innymi monitoring dostępności i cen surowca. Zagrożenia wychwycone w trakcie cyklu S&OP pozwoliły firmie zareagować w porę i uniknąć dużych strat finansowych. Takiego wyniku nie widać w żadnym raporcie, bo pokazuje coś, co się nie wydarzyło.
- Mniej utraconej sprzedaży. W firmie, która miała już proces S&OP, skupiliśmy się na monitorowaniu wskaźników naprawdę kluczowych dla wyników i na poprawie komunikacji. Utracona sprzedaż spadła o 40% w pół roku.
- Działy przestają grać przeciwko sobie. Po wdrożeniu w dużej firmie dystrybucyjnej 85% uczestników procesu oceniło współpracę między działami jako lepszą niż wcześniej.
Jeden warunek: proces musi kończyć się decyzjami. Jeśli spotkanie S&OP to przegląd slajdów i komentarz „dlaczego się nie udało”, firma ponosi koszt procesu, a efektu nie dostaje.
Harmonogramowanie: plan, który da się wykonać
Plan produkcji, którego hala nie realizuje, jest gorszy niż brak planu. Ludzie przestają go traktować poważnie, a sprzedaż obiecuje klientom terminy na podstawie fikcji.
Dobry harmonogram uwzględnia to, jak produkcja działa naprawdę, a nie w teorii. Do tego potrzebny jest rytm: codziennie sprawdzamy, co się wykonało, co tydzień rozmawiamy o przyczynach odchyleń i o tym, kto co z nimi zrobi.
Co to daje:
- Lepsze wykorzystanie tego, co już masz. W pilotażu harmonogramowania w zakładzie z linią automatyczną OEE wzrosło z 30% do 70%, a przezbrojeń w ciągu dnia było o około 40% mniej.
- Terminowość, którą widać szybko. W innym projekcie autorska aplikacja do harmonogramowania razem z codziennym i cotygodniowym monitoringiem przyczyn podniosła terminowość zleceń produkcyjnych o 17 punktów procentowych w dwa miesiące.
- Prawdziwy obraz problemu. Czasem wystarczy dobrze policzyć. W jednym zakładzie okazało się, że 73% tego, co raport pokazywał jako zaległość produkcji, to towar gotowy czekający na wysyłkę. Bez tej wiedzy firma szukałaby rozwiązania nie tam, gdzie trzeba.
Zapasy: pieniądze, które leżą na półce
Zapasy to gotówka, która zamieniła się w towar i czeka. Każdy nadmiarowy tydzień zapasu to pieniądze, których firma nie może wydać na nic innego.
Zapasów nie obniża raport. Obniżają je decyzje: co trzymamy, ile, kto za to odpowiada i co robimy, kiedy coś przestaje rotować.
Co to daje:
- Odzyskana gotówka. W jednym z projektów regularny przegląd zapasów nadmiernych i przestarzałych przez zespół z kilku działów, z jasnym schematem działania, obniżył je o 14% w pół roku. Ważne: w formie sprzedaży, czyli odzyskanych pieniędzy, a nie złomowania.
- Mniej zamrożonego kapitału. Polityka i monitoring zapasów z podziałem odpowiedzialności dały w innej firmie 15% mniej zapasów w sześć miesięcy.
- Ten sam poziom obsługi klienta przy mniejszych zapasach. W średniej firmie produkcyjnej zapasy spadły o 10%, a rotacja wzrosła o 13%, przy utrzymanej terminowości dostaw.
Od czego zacząć
Nie od narzędzia i nie od schematu z książki. Od pytania: jaki problem chcemy rozwiązać i jakie decyzje musimy podejmować, żeby go rozwiązać. Dopiero z tego wynika, czy potrzebujesz pełnego S&OP, lepszego harmonogramu, porządku w zapasach, czy wszystkiego naraz.
Więcej opisów projektów, z zakresem i wynikami, znajdziesz na stronie Realizacje i wyniki.