Jak przestać zgadywać i zacząć zarządzać zapasami – trzy kroki do efektywnej strategii

Ile razy słyszałeś narzekania: „mamy za dużo zapasów" albo „ciągle nam czegoś brakuje"? Ciekawe jest to, że większość firm nawet nie wie, ile zapasów faktycznie powinna mieć. I tu jest sedno problemu – skąd niby mamy wiedzieć, że mamy za dużo czy za mało, skoro nie potrafimy określić, ile to jest „w sam raz"?

Strategia zarządzania zapasami? W polskich firmach to praktycznie nieistniejący element, a szkoda, bo to właśnie ona jest kluczem do tego, żeby przestać walczyć z zapasami, a zacząć nimi sensownie zarządzać. Rozwiązanie tej zagadki tkwi w trzech rzeczach: strategii zarządzania zapasami, indywidualnych strategiach uzupełniania zapasów i zapasie standardowym.

Najpierw ustaw zasady gry – strategia zarządzania zapasami

No dobra, ale czym właściwie jest ta strategia zarządzania zapasami? To po prostu zbiór zasad, którymi chcesz się kierować, trzymając i sterowaniem swoimi zapasami. Przykładowo: zapasy nie mogą być większe niż dwutygodniowe zapotrzebowanie (może być to też 2 godziny albo 2 miesiące – zależy od branży), podstawową metodą uzupełniania będzie DDRMP (albo reorder point, min max, czy klasyczne MRP pod prognozę), zapasy mają rotować 17 razy w roku (tu współczynnik ITO – inventory turn over) i tak dalej.

Czy musisz opisać każdy najmniejszy wyjątek i wszystko doprecyzować do granic możliwości? Nie ma takiej potrzeby. Chodzi o to, żebyś spisał główne zasady – jak ma wyglądać twój idealny świat. Dzięki temu, gdy pojawi się jakiś wyjątek, to po pierwsze – musisz mieć dla niego sensowne wytłumaczenie, a po drugie – będziesz traktować go jako odchylenie od normy i systematycznie starać się go wyeliminować.

Strategie uzupełniania – nie musisz analizować każdego SKU z osobna

Masz już strategię zarządzania zapasami? Super, teraz pora zejść poziom niżej i ustalić strategie uzupełniania dla wszystkich twoich SKU. Brzmi jak koszmarna robota? Czy to znaczy, że musisz przeanalizować każde ze swoich 40 tysięcy SKU i dla każdego osobno wymyślić sposób sterowania zapasem? Na szczęście nie.

Tu z pomocą przychodzi grupowanie SKU. Możesz grupować po commodity, stosować ABCXYZ, dzielić według typów produktów, rodzajów przeznaczenia – co tylko chcesz. Najważniejsze, żebyś znalazł taki sposób grupowania, w którym SKU w danej grupie będą miały jak najwięcej wspólnego. Wtedy możesz przypisać całej grupie jedną strategię.

A czym właściwie jest ta strategia? W praktyce to określenie, jak mają być ustawione parametry tych SKU w twoim systemie. Na przykład: safety stock na 2 tygodnie (wyliczony według ustalonego wzoru), MOQ i rounding value wynikające z umów z dostawcami albo parametrów produkcyjnych, częstotliwość zamawiania co 4 tygodnie, dostawy just in time lub… ręczne sterowanie zamówieniami (to też strategia i w niektórych krytycznych wypadkach najlepsza!).

Jasne, parametrów może być znacznie więcej i mogą się różnić nawet między podobnymi firmami. Te różnice będą wynikać z różnic w strategii zarządzania zapasami, a te z kolei z tego, jaki masz model biznesowy, w jakich warunkach działasz, jakie są twoje marże, jaka jest propozycja wartości dla klienta itd.

PFEP – prosty sposób na konkretne liczby

Już wiesz, jakie masz strategie uzupełniania? Teraz możesz wyliczyć konkretne wartości dla każdego SKU. Bardzo pomocne jest tu narzędzie PFEP (Plan For Every Part). Może kojarzy ci się z lean management i gospodarką magazynową, ale świetnie sprawdza się też w zarządzaniu zapasami – wystarczy je lekko zmodyfikować.

PFEP to zwyczajnie lista twoich SKU z już wyliczonymi parametrami (lub formułami do ich obliczenia na podstawie planowanego zapotrzebowania i/lub innych czynników jak zmienność zapotrzebowania czy planowany poziom obsługi klienta). Dodajesz do tego informacje jak przyszłe średnie zapotrzebowanie, możesz bardzo łatwo obliczyć, ile zapasu dla każdego SKU będziesz miał minimum, maksimum i średnio. Jak to dokładnie robić? Tłumaczę to w filmiku na YouTube, do którego dotrzesz przez QR kod.

https://youtu.be/gLtPdDDmsDs

Trzy liczby, które zmienią twoje zapasy

Te trzy wartości (min, max, średnia) to prawdziwe złoto, bo możesz ich używać do sprawdzania, czy twoje zapasy są w porządku:

Po pierwsze – sprawdzaj przedział min-max

Jeśli zapas danego SKU mieści się między minimum a maksimum, możesz z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, że zapas jest OK. Jak wykracza poza te granice? To znaczy, że dzieje się coś nieprawidłowego i powinieneś znaleźć przyczynę. Najczęściej to będą rzeczy typu: parametry nie pasują do warunków handlowych, opóźnienia w dostawach, zmiany w konsumpcji, spadek zapotrzebowania albo po prostu ktoś nie trzyma się ustalonych zasad. W każdym z tych przypadków warto tę przyczynę zidentyfikować i podjąć działania, aby wyeliminować nieprawidłowości i, co ważniejsze, uniknąć ich w przyszłości.

Po drugie – oceniaj całkowity poziom zapasów

Średni zapas wszystkich SKU przeliczasz na złotówki, sumujesz i już wiesz, ile statystycznie powinieneś mieć zapasu w całej firmie. Jeśli rzeczywisty zapas mocno odbiega od tego wyliczonego, prawdopodobnie coś jest nie tak.

Oczywiście musisz sprawdzić, czy to nie wynika z tego, że masa SKU jest poniżej minimum, a masa powyżej maksimum – czyli średni wyjdzie ok, ale w szczegółach nic nie jest na swoim miejscu. Może się też zdarzyć, że zapas jest wyraźnie powyżej średniej, ale wszystkie SKU są poniżej maksimum – tylko większość siedzi bliżej maksimum niż średniej. Możliwe? Tak, ale przy dużej liczbie SKU statystycznie mało prawdopodobne.

Nigdy nie wyciągaj wniosków tylko na podstawie średniej dla wszystkich zapasów – musisz zejść głębiej, żeby mieć pewność. Ale ta średnia bardzo pomaga ocenić, czy zapasów masz rzeczywiście za dużo czy za mało. Często pozwala zweryfikować takie opinie jak „zapasów jest za dużo".

Podsumowanie

I tu jest haczyk – często te opinie o „za dużych zapasach" są bardzo subiektywne. Po przeprowadzeniu takiej analizy okazuje się nieraz, że... zapasów powinno być jeszcze więcej! Problem nie polega na tym, że masz ogólnie za dużo zapasów, tylko na tym, że w wielu miejscach masz ich za mało. Do tego dochodzą zapasy, które się nie rotują, a w najgorszym przypadku jeszcze obsolety – czyli materiały, które już w ogóle nie są potrzebne.

Prawdziwa kontrola nad zapasami zaczyna się od momentu, gdy przestajesz zgadywać i zaczynasz zarządzać w oparciu o dane i jasne strategie. Te trzy elementy – strategia zarządzania zapasami, indywidualne strategie uzupełniania i zapas standardowy – to fundament, na którym możesz zbudować sensowny system zarządzania zapasami, niezależnie od tego, w jakiej branży działasz.