W czym pomagają systemy do planowania produkcji?

Na rynku nie brakuje tekstów sponsorowanych, które przedstawiają systemy informatyczne do planowania produkcji jako narzędzie niezbędne do sukcesu. Z każdej strony słyszymy, że ich wdrożenie to klucz do wyższej efektywności, niższych kosztów i pełnej kontroli nad procesami. Ale czy rzeczywiście jest to rozwiązanie idealne dla każdej firmy?

W praktyce decyzja o inwestycji w system do planowania produkcji, to nie tylko kwestia technologii, ale także kosztów, organizacji pracy i realnych potrzeb przedsiębiorstwa. Mówimy o wydatkach sięgających setek tysięcy złotych rocznie – czy to się rzeczywiście opłaca? Jakie konkretne problemy rozwiązuje takie oprogramowanie i kiedy faktycznie warto w nie zainwestować? W tym artykule, bez marketingowego lukru, przyjrzymy się temu z perspektywy praktyka

Automatyzacja w planowaniu produkcji – co naprawdę robią systemy?

Żeby odpowiedzieć na powyżej zamieszczone pytania, powinniśmy najpierw zrozumieć, co takie systemy faktycznie robią, a robią jedną bardzo ważną rzecz: automatyzują. Jeśli poszlibyśmy w skrajność i uwolnili moce fantazji, to nie ma żadnej czynności, której w teorii nie dałoby się zrobić na kartce (zgodnie z zasadą, że każdy problem w organizacji można rozwiązać skończoną liczbą studentów). Główne czynności, które są automatyzowane przez różnorodne systemy możemy podzielić na takie kategorie, jak:

• Przetwarzanie danych - agregowanie danych, segmentacja, możliwość wprowadzania danych.
• Wizualizacja danych - wykresy, prezentacje, zestawienia.
• Podejmowanie decyzji - układanie harmonogramów, dobieranie odpowiednich algorytmów, prognozowanie.

Jakie korzyści możemy uzyskać dzięki takim automatyzacjom?

• Przyśpieszenie pewnych czynności - np. to, że przeliczenie całego planu trwa 2 minuty, a nie tydzień.
• Zmniejszenie pracochłonności - np. to, że przygotowaniem planów produkcji i raportowaniem zajmują się 2 osoby, a nie 4.
• Umożliwienie realizacji pewnych zadań - np. dynamiczna codzienna analiza wszystkich tysięcy produktów i korygowanie parametrów planistycznych, aby dopasować je do obecnych, planów, prognoz, wyników jakościowych czy innych zmieniających się warunków.

Czy automatyzacja faktycznie generuje oszczędności?

Na pierwszy rzut oka trudno doszukać się tutaj oszczędności rzędu kilkuset tysięcy złotych rocznie - przynajmniej w większości firm. Zwłaszcza, jeśli weźmiemy pod uwagę, że często okazuje się, że do samego przygotowania planów produkcji potrzeba dwóch osób mniej, to jednocześnie konieczne jest zatrudnienie czterech dodatkowych pracowników do zarządzania danymi w systemie, jego szeroko rozumianej obsługi i utrzymania.

W wielu przypadkach, to nie sam system generuje oszczędności i korzyści, lecz usprawnienia procesów, które jego wdrożenie wymusza. Mamy tutaj kolejny ważny wątek. Jeśli wdrażamy system, którego zadaniem jest automatyzacja różnych czynności, to musimy mieć dobry, stabilny proces, w którym te czynności będziemy automatyzować. Jeśli wdrażamy system do obsługi procesu, który jest nieefektywny i niewydolny, to nic nam to nie pomoże. Wydamy setki tysięcy złotych i nie rozwiążemy żadnym problemów, a nawet stworzymy nowe (np. te związane z utrzymaniem danych w systemie czy koniecznej administracji systemu). Niestety, takie sytuacje nie są rzadkością.

Wdrożenie systemu jako motywator do usprawniania procesów – warto czy nie?

Bardzo często wdrożenie systemów na słabych procesach okazuje się wielkim sukcesem. Dlaczego? Po prostu wdrożenie systemu wymusza usprawnienie i ustabilizowanie procesu, bo inaczej ten system nie byłby w stanie w ogóle funkcjonować. Dobre firmy wdrożeniowe doskonale o tym wiedzą, dlatego łączą kompetencje związane z systemem z kompetencjami związanymi z usprawnieniem procesów lub korzystają ze wsparcia zaprzyjaźnionych konsultantów. Później mogą się chwalić wynikami firmy „przed” i „po” wdrożeniu systemu. Ile tych wyników uzyskano dzięki wdrożeniu systemu, a ile dzięki samemu poprawieniu procesów? To już mocno akademicka dyskusja, ale jeśli miałbym zgadywać to intuicja (poparta wieloletnimi doświadczeniami) podpowiada mi, że ok 60-70% wyniku to proces, ok 10% to system, a reszta to synergia systemu z procesem. Czasami te 10% albo nawet 30-40% oszczędności nie spłacą nam inwestycji kilkuset tysięcy złotych (lub euro).

Czy oznacza to, nie warto wdrażać systemów, bo się nie opłaca? Skoro większość oszczędności możemy wygenerować dzięki poprawie procesu, to po co przepłacać za system? Projekt wdrożenia systemu często jest jedynym skutecznym czynnikiem motywacyjnym, który jest w stanie skłonić firmę i zespół do wspólnego wysiłku nad poprawą procesów. Wdrożenie systemu daje wymagania, nadaje strukturę, kierunek, cel i odpowiednią organizację prac. Oczywiście nie każde wdrożenie przyniesie te korzyści – dlatego kluczowy jest wybór odpowiedniego partnera, czyli doświadczonej firmy wdrożeniowej. Dlatego warto wziąć ten aspekt pod uwagę - czy jako organizacja z naszą kulturą jesteśmy w stanie zmotywować się do tego, żeby naprawić nasze procesy bez silnego motywatora w postaci „wydaliśmy 800 tysięcy na ten system, więc nie ma odwrotu. Musimy się spiąć, wszystkie ręce na pokład projektu wdrożenia”?

Automatyzacja jako klucz do długofalowego rozwoju firmy

Innym argumentem, dlaczego warto czasami wdrażać systemy w różnych obszarach, jest strategia rozwoju firmy. Firmy inwestują w technologie, bo wiedzą, że warto. Nie zawsze będzie się to opłacać w krótkim terminie, ale długofalowo, budowanie kompetencji zespołów we wdrażaniu i używaniu różnych technologii może tworzyć niesamowitą przewagę konkurencyjną. Z drugiej strony, pozwolenie sobie na skupienie się wyłącznie na krótkoterminowych oszczędnościach może doprowadzić do nawarstwienia się długu technologicznego, który w dłuższym okresie może stać się gwoździem do trumny dla wielu branż.

Jak już wspomniałem na początku artykułu, systemy różnego rodzaju nie służą niczemu innemu, jak automatyzacji. Popularny frazes „automatyzuj albo giń” przestaje być już tylko hasłem marketingowym, a staje się rzeczywistością, z którą muszą się zmierzyć organizacje w wielu branżach.

Jak ocenić, czy automatyzacja warta jest inwestycji?

Ocena czy automatyzacja się opłaca, zazwyczaj jest prosta i można się w niej odnieść do liczb. Wiadomo, że podejmowanie decyzji na podstawie liczb ułatwia nam proces wyboru, jednak kluczowe jest, aby decyzja była podjęta po udzieleniu odpowiedzi na pytanie, czy to naprawdę się opłaca. Ta odpowiedź nie jest już jednak taka prosta. To zawsze jest bardzo indywidualne dla każdej firmy i zależy od wielu czynników typu: ocena, w jakiej sytuacji finansowej i rynkowej się znajduje firma, jaką ma strategię i jak ma zaprojektowany cały proces biznesowy.

Podpowiem jeszcze jedno, zawsze warto inwestować w nowe technologie. Nie we wszystkie i niekoniecznie w tym momencie, ale zawsze warto. Firmy powinny mieć jasną strategię rozwoju technologicznego we wszystkie obszarach i skutecznie ją realizować.

Decyzje o wdrożeniu poszczególnych systemów w tym systemów do planowania powinny być podejmowane po dokładnej analizie i zdefiniowaniu takich elementów jak:

• Cel wdrożenia systemu (po co nam on? Jakie problemy rozwiąże? Jakie możliwości stworzy?)
• Czy się opłaca? (Jakich oszczędności się spodziewamy? Jakie koszty poniesiemy?)
• Czy warto? (Co nam da wdrożenie systemu długofalowo? Jakie zmiany możemy łatwiej przeprowadzić przy okazji wdrożenia systemu? Czy wdrożenie jest spójne ze strategią transformacji technologicznej?

Nie rozwiąże to oczywiście wszystkich problemów z wdrożeniem nowego systemu, ale na pewno pomoże w uniknięciu wielu bardzo kosztownych błędów.