Jak pozbyć się zapasów nierotujących i nadmiarowych? Praktyczny przewodnik

W wielu firmach produkcyjnych, w tym w branży spożywczej, pojawia się problem zapasów nadmiarowych i nierotujących. To nie tylko zamrożony kapitał, ale także realne koszty, które obciążają firmę każdego dnia. W tym artykule skupię się na praktycznych sposobach pozbywania się takich zapasów oraz na trudnościach, które można napotkać w tym procesie.

Czym są zapasy nierotujące i nadmiarowe?

Zapasy nierotujące to takie, które od dłuższego czasu się nie rotują (nie sprzedają się, nie są zużywane) i prawdopodobieństwo, że zaczną się sprzedawać, jest niskie. Zapasy nadmiarowe to produkty lub surowce, które regularnie rotują, ale mamy ich za dużo. Obecny stan magazynowy starczy nam na wiele miesięcy, a czasem nawet lat.

Realne koszty utrzymywania nadmiarowych zapasów

Problem to nie tylko zamrożony kapitał. To cały szereg kosztów: zajęte miejsce magazynowe, koszty inwentaryzacji, bardzo duży koszt energii (zwłaszcza dla produktów w chłodni czy mroźni), koszty pozyskania kapitału i odsetki od kredytów. Jest też ryzyko, bo im dłużej coś leży, tym większe prawdopodobieństwo, że się zepsuje lub zostanie uszkodzone.

Te koszty wpływają bardzo mocno na płynność finansową. Jeżeli dużo pieniędzy wydajemy na surowce i materiały, które nie rotują, brakuje nam środków na zobowiązania wobec dostawców czy pracowników.

Regularny przegląd, fundament skutecznego działania

Najskuteczniejszym sposobem radzenia sobie z tymi zapasami jest regularny przegląd. Częstotliwość (raz w tygodniu, raz w miesiącu) zależy od pilności sytuacji, czyli od tego, ile pieniędzy mamy zamrożonych i jak bardzo potrzebujemy odzyskać kapitał.

Przegląd polega na tym, że sortujemy indeksy po wartości zapasu nadmiarowego i zajmujemy się tym, co ma największą wartość. Tu jest największy potencjał odzyskania pieniędzy.

Pierwsza opcja: sprzedaż

Najbardziej korzystnym sposobem jest sprzedaż. W przypadku wyrobów gotowych chodzi o znalezienie klienta. W przypadku surowców o znalezienie klientów na produkty, które z nich produkujemy.

Problem księgowy, który blokuje działanie

Tutaj zaczynają się problemy. Bardzo często zapasy leżą długo na magazynie, bo nie opłaca się ich sprzedawać, przynajmniej w Excelu. Koszt standardowy czy techniczny koszt wytwarzania (TKW) powoduje, że w danym momencie nie opłaca się tego sprzedawać, bo przyniesie to stratę.

To szczególnie dotyczy sytuacji, gdy kupiliśmy surowce na górce cenowej i bardzo dużo za nie zapłaciliśmy. Jeżeli użyjemy tych surowców teraz, księgowo poniesiemy stratę, co mocno wstrzymuje firmy przed odsprzedażą.

Argumentacja brzmi: niech to leży, jak znów będzie górka cenowa, użyjemy tego materiału i księgowo się wszystko spina. Tylko że w międzyczasie ponosimy koszty magazynowania i ryzyko.

Dobrym rozwiązaniem może być upłynnić zapas nawet ze stratą (tylko czy to naprawdę strata?)

Jeżeli coś leży faktycznie bardzo długo, to bardziej korzystne dla firmy będzie upłynnienie tego nawet z księgową stratą. Na logikę lepiej coś sprzedać i mieć z tego pieniądze, niż tego nie sprzedawać i generować kolejne koszty.

Bilansowo w długiej perspektywie i tak może nie być różnicy (a często będziemy na plusie). Ale tak czy inaczej gdy rozłożymy to na czystą logikę, bez patrzenia na to, jak skonstruowany jest system księgowy, w wielu przypadkach warto będzie to sprzedać poniżej kosztów księgowych.

Zniżki i problem z motywacją zespołu

Kolejna blokada: firmy nie chcą oferować zniżek, bo sprzedaż ze stratą negatywnie wpłynie na wyniki. Zwłaszcza gdy marżowość jest powiązana z premiami handlowców, nie mają oni motywacji do takiej sprzedaży.

Problem w tym, jak zmotywować osoby odpowiedzialne za sprzedaż? Rozwiązaniem jest pewnego rodzaju kreatywna księgowość. Wyciągnięcie sprzedaży i wyniku negatywnego wynikającego z odprzedaży zapasów nadmiarowych poza nawias i nie branie go pod uwagę przy kalkulacji premii. Można w Excelu policzyć to inaczej, wziąć pod uwagę koszty utrzymywania zapasów i mieć dane, które pomogą podjąć właściwą decyzję.

Druga opcja: odsprzedaż dostawcom i innym firmom

Jeżeli nie da się odsprzedać klientom końcowym, zawsze jest potencjał odsprzedaży dostawcom (naszym, innym, konkurencji czy firmom, które korzystają z tego typu surowców). Atrakcyjna cena może zachęcić ich do zakupu.

Trzecia opcja: alternatywne wykorzystanie

Jeżeli wyczerpują się możliwości standardowej sprzedaży, warto pomyśleć o alternatywnym wykorzystaniu surowców. W branży spożywczej dany surowiec może być sprzedawany z minimalną obróbką jako towar handlowy, ale można go też wykorzystać do produkcji przetworów.

Znowu pojawiają się problemy księgowe. Teoretycznie może się to nie opłacać, ale w dłuższej perspektywie, biorąc pod uwagę koszty magazynowania i zamrożenia kapitału, często się okazuje, że jednak warto.

Czwarta opcja: zużycie bez uzupełniania

Są rzeczy, które faktycznie będziemy używać przez dłuższy czas. Można podjąć decyzję, że będziemy je zużywać, ale nie będziemy uzupełniać zapasów przez ten czas.

Chociaż czasami bardziej opłaca się nawet zutylizować zapasy, bo utrzymywanie ich przez rok będzie droższe niż zamówienie nowych.

Ostateczność: utylizacja lub oddanie za darmo

Jeżeli nie ma możliwości upłynnienia, trzeba się pozbyć zapasów. Przed utylizacją warto sprawdzić, czy można to komuś oddać za darmo.

W przypadku złomu oddajemy na złom i czasami nawet na tym zarabiamy. W przypadku artykułów spożywczych są możliwości przekazania produktów instytucjom, które wykorzystują je do produkcji pasz, nawozów, biogazu czy bioenergii.

Jeżeli wszystko jest wyczerpane, trzeba podjąć decyzję o utylizacji. Często jest opór, bo utylizacja kosztuje. Ale jeżeli musimy to zrobić nieuchronnie, lepiej zrobić to teraz. Za rok utylizacja będzie droższa, plus dojdą koszty utrzymywania zapasów.

Kto powinien uczestniczyć w przeglądach?

W spotkaniach przeglądowych zalecane jest uczestnictwo logistyki, zakupów, produkcji, działu inżynieryjnego, sprzedaży, często też marketingu. Dzięki temu można spojrzeć na problemy z różnych perspektyw.

Na każdym etapie bardzo pomaga prosta burza mózgów. Czasami naprawdę kreatywne i bardzo zyskowne rozwiązania przychodzą do głowy, takie, o których wcześniej nie pomyśleliśmy.

Kluczowa zasada: rzetelność i dyscyplina

Taki prosty cykliczny przegląd zapasów, jeżeli jest robiony rzetelnie i faktycznie podejmujemy decyzje, potrafi przynieść bardzo dobre efekty. Często przynosi też realne zyski dla firmy.

Nawet jeżeli w krótkiej perspektywie tego nie widać, w dłuższym horyzoncie, w ogromnej większości przypadków, pozbywanie się zapasów nawet za darmo się opłaca.

Wdrażałem to zarówno w firmach, w których pracowałem na etacie, jak i u wielu moich klientów. Wiem, że to działa. Tylko trzeba spełnić warunek, to musi być robione rzetelnie i z dyscypliną. Trzeba unikać sytuacji, gdzie spotkania zamieniają się w klubik dyskusyjny, a koniec końców nikt nie podejmuje decyzji.

Jakie efekty można uzyskać?

W skrajnych przypadkach możliwa jest 30% redukcja w ciągu trzech miesięcy, oczywiście przy dobrych i szybkich decyzjach oraz efektywnej egzekucji.

Taki standard to w ciągu sześciu miesięcy 15% redukcja. To coś, co w ogromnej większości przypadków można uznać za pewnik. A w wielu przypadkach potencjał jest dużo większy.

Podsumowanie

Zarządzanie zapasami nierotującymi i nadmiarowymi to realne pieniądze zamrożone w produktach, które generują koszty każdego dnia. Regularny przegląd, odwaga w podejmowaniu decyzji nawet tych księgowo trudnych, kreatywne myślenie o alternatywnych rozwiązaniach i zaangażowanie wielu działów firmy to klucz do sukcesu.

Najważniejsze to pamiętać: bardzo często opłaca się upłynnić zapasy nawet ze stratą, bo długoterminowo koszty ich utrzymywania przewyższają księgową stratę ze sprzedaży. Trzeba tylko mieć odwagę to policzyć i podjąć decyzję.

Z mojego doświadczenia w ogromnej większości przypadków zawsze się opłaca.